18-07-2023

Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian văn phòng, những gì bạn chọn là cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Nó không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày và tinh thần của nhân viên mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu của bạn. Có rất nhiều thứ có thể ảnh hưởng đến việc bạn chọn văn phòng nào; tuy nhiên, có năm yếu tố cực kỳ quan trọng đối với quá trình này. Bỏ qua một trong số này, và bạn có thể sẽ thất vọng.

1. Vị trí
“Địa điểm, địa điểm, địa điểm.” Tất cả chúng ta đều đã nghe cụm từ nổi tiếng đó, điều này cho thấy vị trí quan trọng như thế nào khi chọn một không gian cho văn phòng của bạn.

Đây là hai câu hỏi thực sự quan trọng để hỏi:

Khách hàng của tôi có thể đến đó mà không gặp rắc rối không?
Nhân viên của tôi có thể đến đó dễ dàng không?
Nếu bạn tìm thấy một văn phòng phù hợp với hai ô này, thì bạn đang trên con đường tìm kiếm một vị trí tốt. Hãy suy nghĩ về an ninh của khu phố cũng như những gì gần văn phòng. Có một phòng tập thể dục gần đây? Quán cà phê? Sau thanh công việc? Tất cả những điều này đều quan trọng để giữ cho khách hàng và nhân viên của bạn hài lòng!

2. Giá cả
Giá có lẽ là yếu tố quan trọng nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp khi họ chọn một văn phòng mới. Nếu bạn chi tiêu quá ít, bạn sẽ nhận được một văn phòng mà bạn không hài lòng, hoặc bạn có thể thấy mình chuyển đi sau một vài tháng. Chi tiêu quá nhiều, và bạn có thể phải vật lộn để trả tiền thuê nhà hoặc phải di chuyển một lần nữa để thu hẹp quy mô. Cả hai kịch bản đó đều không lý tưởng.

Dưới đây là một số câu hỏi quan trọng cần đặt ra khi xem xét chi bao nhiêu cho không gian văn phòng tiếp theo của bạn:

Tôi có đủ khả năng trả tiền đặt cọc thuê ba tháng cho văn phòng này ngay bây giờ không?
Tôi đã hỏi về bất kỳ chi phí ẩn nào chưa? (Bảo trì, thêm chi phí đỗ xe, v.v.)
Giá văn phòng này có phù hợp với các không gian văn phòng tương tự trong khu vực không?
Câu hỏi một cung cấp cho bạn một dấu hiệu rất rộng về khả năng chi trả và việc hỏi về các chi phí ẩn giúp bạn tự bảo vệ mình khỏi bị những khoản phí mà bạn không ngờ tới. Câu hỏi thứ ba chỉ đơn giản là đảm bảo rằng bạn đang nhận được thỏa thuận tốt nhất có thể. Luôn so sánh nhanh với các không gian văn phòng khác trong khu vực để đảm bảo rằng bạn đang nhận được giá trị đồng tiền bỏ ra.

3. Kích thước
Rõ ràng là cả hai yếu tố đã đề cập trước đó—vị trí và giá cả—sẽ ảnh hưởng đến quy mô của cơ sở thương mại mà bạn chọn, nhưng đó là một điểm quan trọng cần đề cập.

Theo nguyên tắc rất chung, thông thường nên có 70 bộ vuông cho mỗi người. Tuy nhiên, bạn biết doanh nghiệp của bạn tốt nhất. Ví dụ, nếu nhân viên của bạn cần bàn làm việc lớn hơn hoặc nhiều không gian lưu trữ hơn, thì hãy tăng con số này lên một cách thích hợp.

Ngoài ra còn có vấn đề về không gian hội họp và nghỉ ngơi. Bạn sẽ cần một khu vực để gặp gỡ khách hàng và đồng nghiệp của bạn cần một nơi nào đó để ăn trưa!

Dưới đây là một số câu hỏi đơn giản sẽ giúp bạn xác định xem văn phòng bạn đang xem có kích thước phù hợp hay không:

Tôi sẽ có ít nhất 70 feet vuông diện tích sàn cho mỗi người chứ?
Tôi có chỗ để tăng cấp độ nhân sự phù hợp với dự báo tăng trưởng không?
Tôi có không gian dành riêng cho các cuộc họp với khách hàng không?
Nhân viên của tôi có hài lòng với các khu vực xã hội/giải trí của họ không?
Không còn nghi ngờ gì nữa, một văn phòng chật chội sẽ làm giảm năng suất, vì vậy đừng tiết kiệm diện tích sàn.

4. Cơ sở hạ tầng
Đây là một tính năng quan trọng đối với một số doanh nghiệp hơn những doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, ngày nay không có nhiều doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả nếu không có kết nối internet đáng tin cậy. Một số văn phòng, đặc biệt là văn phòng được quản lý hoặc dịch vụ, thường bao gồm quyền truy cập internet như một phần tiền thuê nhà. Tuy nhiên, nếu bạn đang thuê một nơi nào đó riêng tư, bạn sẽ cần tính đến chi phí kết nối đường dây và các khoản thanh toán hàng tháng để có quyền truy cập.

Chất lượng và độ tin cậy của dịch vụ cũng quan trọng. Không có lý do gì để trả tiền cho một dịch vụ liên tục bị gián đoạn hoặc bị gián đoạn trong một ngày đặc biệt bận rộn.

Cơ sở hạ tầng không chỉ có nghĩa là internet. Còn dịch vụ bưu chính hoặc kết nối điện thoại thì sao? Ngày nay, với việc điện thoại di động trở nên phổ biến thì điện thoại di động có thể không còn quan trọng đối với bạn, nhưng các dịch vụ bưu chính vẫn rất quan trọng đối với các tài liệu đã ký hoặc các mặt hàng vật chất khác.

Dưới đây là một loạt câu hỏi để đảm bảo cơ sở hạ tầng trong văn phòng mới của bạn sẽ đầy đủ:

Tôi đã tính chi phí truy cập internet vào giá mà tôi sẽ trả cho không gian này chưa?
Tôi có thể liên hệ với bất kỳ doanh nghiệp nào khác trong tòa nhà để chia sẻ kinh nghiệm của họ về cơ sở hạ tầng không?
Văn phòng này có địa chỉ bưu chính riêng không?
Tôi có thể yêu cầu chủ sở hữu kiểm tra tốc độ để đảm bảo rằng ISP đang cung cấp đủ dịch vụ không?
Kiểm tra tốc độ là một việc thực sự đơn giản mà bạn có thể làm để thử và lấy dữ liệu thực trả lời cho câu hỏi của mình. Nếu dịch vụ tốt, chủ sở hữu sẽ không đắn đo suy nghĩ về việc cung cấp dịch vụ đó.

5. Phong cách
Thông thường, điều này được ghi nhớ trong tâm trí mọi người khi họ đang tìm kiếm văn phòng mới. Mặc dù nên xem xét các yếu tố “quan trọng hơn” như bốn yếu tố được đề cập ở trên trước, nhưng vẫn còn rất nhiều điều để nói về phong cách công sở.

Nếu bạn là một doanh nghiệp hy vọng trở thành một “thương hiệu” hoặc 

nts để bảo vệ hình ảnh thương hiệu của bạn ngay từ đầu, thì bạn sẽ cần cân nhắc điều này. Một văn phòng có thể là một công cụ xây dựng thương hiệu tuyệt vời. Bạn nghĩ tại sao Apple lại có những kế hoạch lớn như vậy và tại sao văn phòng của bạn phải khác đi?

Dưới đây là một vài điều mà bạn nên xem xét:

Những doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực này? Nó có phù hợp với ngành tôi đang làm không?
Văn phòng này có cho phép tôi tùy chỉnh hoặc gắn thương hiệu cho không gian văn phòng mà không phải trả thêm phí không?
Tôi có tự hào đăng hình ảnh nội thất của không gian văn phòng này lên trang web của chúng tôi không?
Nếu bạn đang trả lời không cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, bạn có thể muốn xem xét lại.

Một số văn phòng sẽ thêm chi phí để làm những việc đơn giản như sơn tường hoặc treo tranh. Hãy chắc chắn rằng bạn biết trước vị trí của mình. Một văn phòng không được trang trí sẽ không giúp ích gì cho hình ảnh thương hiệu của bạn!